Datenschutz in der AV-App
Diese Hinweise informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten in der internen AV-App der Gewerblichen Schule Lahr. Die Anwendung unterstützt Lehrkräfte bei Klassenorganisation, Fehlzeiten, Praktika, Leistungsdokumentation sowie der Erstellung schulischer Unterlagen.
1. Verantwortlicher
OStD Bernd Wiedmann, SchulleiterGewerbliche Schule Lahr
Tramplerstraße 80
77933 Lahr
E-Mail: info@gs-lahr.de
2. Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Markus HelmleBehördlicher Datenschutzbeauftragter für Allgemeinbildende Gymnasien und Berufliche Schulen
Regierungspräsidium Freiburg
79098 Freiburg
E-Mail: datenschutz-oeffentliche-schulen@rpf.bwl.de
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Daten werden zur Erfüllung des schulischen Erziehungs-, Bildungs-, Fürsorge- und Verwaltungsauftrags verarbeitet. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e EU-DSGVO in Verbindung mit § 4 LDSG Baden-Württemberg, dem Schulgesetz Baden-Württemberg und den für öffentliche Schulen geltenden Verwaltungsvorschriften. Die Verarbeitung beruht nicht auf einer Einwilligung.
4. Verarbeitete Daten
- Stamm-, Kontakt-, Klassen- und Schuljahresdaten,
- Abwesenheiten und aus WebUntis übernommene Auswertungsdaten,
- Praktikumsangaben und Anwesenheitstage,
- Fachnoten, Lernfeldprojekte, Kompetenzen und Zeugnisberechnungen,
- Lernberatungs- und schulorganisatorische Angaben,
- erzeugte Zeugnisübersichten, Beiblätter, Zertifikate und sonstige schulische Dokumente,
- technisch erforderliche Betriebs- und Fehlerdaten, soweit sie beim sicheren Betrieb anfallen.
5. Herkunft, Nutzerkreis und Empfänger
Die Angaben werden durch Lehrkräfte erfasst oder aus schulisch eingesetzten Systemen wie WebUntis übernommen. Schüler:innen und Erziehungsberechtigte besitzen keinen eigenen App-Zugang. Innerhalb der Schule erhalten nur berechtigte Lehrkräfte und Administratoren Zugriff. Eine regelmäßige Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Die AV-App wird auf einem internen Schulserver betrieben. Offizielle Zeugnisunterlagen werden unabhängig von der AV-App durch die Schulverwaltung aufbewahrt. Für Daten, die aus WebUntis übernommen werden, gelten ergänzend die Datenschutzinformationen dieses schulisch eingesetzten Systems.
6. Aufbewahrung und Löschung
| Zeitpunkt | Regelung |
|---|---|
| Schuljahresabschluss | Für Nachprüfung und Rechtsbehelfe wird zunächst ein vollständiger, schreibgeschützter Snapshot angelegt. |
| Nach Ende des folgenden Schuljahres | Fachnoten sowie weitere nicht mehr benötigte personenbezogene Daten werden nach vorheriger Prüfung entfernt. |
| Fünf folgende Schuljahre | Lernfeldprojekt- und Zeugnisdaten, Daten zur Neuerstellung von Beiblättern und Zertifikaten sowie WebUntis-Rohdateien bleiben bis zum Ablauf dieser Frist erhalten. |
| Nach Ablauf der fünf folgenden Schuljahre | Das personenbezogene Archiv wird vollständig und administrativ bestätigt gelöscht. |
Laufende Rechtsbehelfe oder andere rechtliche Aufbewahrungsgründe können eine Löschung für die betroffenen Daten aussetzen. Die Verarbeitung wird dann auf den erforderlichen Zweck beschränkt.
7. Automatisierte Entscheidungen
Die Anwendung unterstützt schulische Berechnungen nach den vorgegebenen Regeln. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung werden nicht ausschließlich automatisiert getroffen, sondern von den zuständigen Lehrkräften beziehungsweise schulischen Stellen geprüft.
8. Erforderlichkeit der Angaben
Die für den jeweiligen schulischen Vorgang erforderlichen Angaben müssen bereitgestellt werden. Ohne diese Angaben können die zugehörige Dokumentation, Berechnung oder Dokumenterstellung gegebenenfalls nicht vollständig durchgeführt werden.
9. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben im gesetzlichen Umfang Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch. Beschwerden können an den behördlichen Datenschutzbeauftragten oder an den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg gerichtet werden (Internetseite der Aufsichtsbehörde).