Digitale Zusammenarbeit

Digitale Strukturen

Durch die Größe des Fachbereichs AV an der GS Lahr, die große Anzahl an eingebundenen Lehrkräften und die Vielzahl an möglichen Abschlüssen und beruflichen Profilen ist eine enge Verzahnung der Fachteams und eine gute Kommunikation unerlässlich. Um alle wichtigen Informationen zu den Lernenden, den Klassen und allen damit verbundenen pädagogischen Themen bis hin zur Notenfindung möglichst effizient und mit wenig Aufwand für die Lehrkräfte zugänglich zu machen, ist eine digitale Kommunikation unersetzbar.

MS-Teams ist neben der dienstlichen E-Mail die verbindliche Plattform für den Austausch von Informationen, Formularen, Terminen, Plänen und sonstigen Dateien für alle unterrichtenden Lehrkräfte im AV. Im Team AV finden sich die Kanäle:

• Allgemein
• Unter dem Reiter Beiträge findet der Austausch über wichtige Informationen, Ankündigungen, Fortbildungsangebote und ähnliches statt.

• Unter dem Reiter Dateien findet sich eine Ordnerstruktur für Vorlagen, Prüfungsvorgänge, Informationen zum Bildungsgang und Zeugnissen, Material für Lernende und ähnliche, wichtige Dateien für die Lehrkräfte.

• Fachbereich 1BFS
• Kommunikation, Ankündigungen und Dateien, die nur die Schularte 1BFS betreffen

• Fachbereich 2BFS2
• Kommunikation, Ankündigungen und Dateien, die nur die Oberstufe 2BFS2 betreffen

• Teamsitzung
• Ablage von Daten der Teamsitzung

• VABO
• Kommunikation, Ankündigungen, Dateien und Prüfungsvorgänge der Schulart VABO

• Vorbereitungsjahre
• Ablage der Informationen und Dateien der Einführungsjahre der Schulart AV

Unter PLC-Notebook und Notizbuch AV findet sich das OneNote-Notizbuch des Fachbereichs.

OneNote ist in MS-Teams integriert und dient als verbindliche Plattform für alle Informationen zu den Lerngruppen:

• Tagesordnung der Teamsitzung
• Digitale Schülerakte für die Lernenden
• Dokumentation der Lernberatungs- und Zielvereinbarungsgespräche

Mit dem Tool Microsoft Planner können unter dem Reiter Aufgaben den Lehrkräften im Fachbereich Checklisten und Aufgaben zugeordnet werden.

Rechtsbezug

Lehrkräfte des Landes Baden-Württemberg sind dazu verpflichtet, den Datenschutz für die Verarbeitung personenbezogener Daten zu beachten, die über Art. 6 (1) EU-DSGVO geregelt ist. Die EU-DSGVO verfolgt dabei einen risikobasierten Ansatz, durch den zunächst eine Beurteilung des durch die Verarbeitung personenbezogener Daten entstehenden Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen erfolgen muss. Eine solche Beurteilung dient dann als Grundlage der Ermittlung der erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um das Risiko eindämmen zu können. Dies beinhaltet sowohl datenschutzfreundliche Softwarekonfigurationen bei der Gestaltung der technischen Umsetzung als auch eine Einschränkung personenbezogener Daten, deren Erfassung im schulischen Kontext notwendig ist.

An der GS Lahr ist der Umgang mit personenbezogenen Daten in der Nutzungsordnung geregelt, über deren Inhalte die Lehrkräfte und Lernenden zu Beginn jedes Schuljahres in geeigneter Weise informiert werden. Der Umgang mit personenbezogenen Daten durch Personal an Schulen ist über die Verwaltungsvorschrift des Kultusministeriums über den Datenschutz an öffentlichen Schulen vom 4. Juli 2019 - Az.: 13-0557.0/106 geregelt. Die Lehrkräfte werden von der Schulleitung in geeigneter Weise über die Verpflichtung zur Einhaltung des Datenschutzes informiert.

Dabei ist auch die Nutzung privater Datenverarbeitungsgeräte zur Verarbeitung dienstlicher personenbezogener Daten geregelt. Die Lehrkräfte sichern zu, die Anlage 1 der Verwaltungsvorschrift des Kultusministeriums über den Datenschutz an öffentlichen Schulen einzuhalten sowie die nach Art. 32 Abs. 1 EU-DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen zu haben, insbesondere Verschlüsselung, Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste (z.B. Zugriffsschutz von Datenverarbeitungsgeräten) und Wiederherstellung der Verfügbarkeit und des Zugriffs personenbezogener Daten bei physischem oder technischem Zwischenfall. Zu diesen Maßnahmen gehören auch regelmäßige Sicherheitsupdates der Betriebssysteme, Einsatz von Firewalls und eines geeigneten Viren- und Adware-Schutzes.

Pseudonymisierung und Verschlüsselung:

• Sofern sinnvoll und möglich, werden Daten pseudonymisiert und verschlüsselt.

Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit:

• EDV-Geräte sind unter Verschluss zu halten.
• Passwortschutz und Berechtigungsvergabe sind einzuhalten.
• Verschlüsselter Datenversand und sichere Datenlöschung sind zu gewährleisten.

Verfügbarkeit der Daten:

• Regelmäßige Datensicherung ist sicherzustellen.

Sicherheitsmaßnahmen:

• Regelmäßige Updates des Betriebssystems.
• Einsatz einer Firewall.
• Regelmäßige Updates eines Virenschutzprogramms.

Datenschutz

Datenschutz in der AV-App

Diese Hinweise informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten in der internen AV-App der Gewerblichen Schule Lahr. Die Anwendung unterstützt Lehrkräfte bei Klassenorganisation, Fehlzeiten, Praktika, Leistungsdokumentation sowie der Erstellung schulischer Unterlagen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Daten werden zur Erfüllung des schulischen Erziehungs-, Bildungs-, Fürsorge- und Verwaltungsauftrags verarbeitet. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e EU-DSGVO in Verbindung mit § 4 LDSG Baden-Württemberg, dem Schulgesetz Baden-Württemberg und den für öffentliche Schulen geltenden Verwaltungsvorschriften. Die Verarbeitung beruht nicht auf einer Einwilligung.

Verarbeitete Daten

• Stamm-, Kontakt-, Klassen- und Schuljahresdaten,
• Abwesenheiten und aus WebUntis übernommene Auswertungsdaten,
• Praktikumsangaben und Anwesenheitstage,
• Fachnoten, Lernfeldprojekte, Kompetenzen und Zeugnisberechnungen,
• Lernberatungs- und schulorganisatorische Angaben,
• erzeugte Zeugnisübersichten, Beiblätter, Zertifikate und sonstige schulische Dokumente,
• technisch erforderliche Betriebs- und Fehlerdaten, soweit sie beim sicheren Betrieb anfallen.

Herkunft, Nutzerkreis und Empfänger

Die AV-App ist für berechtigte Lehrkräfte und Administratoren vorgesehen. Anmeldung und Rollenprüfung werden vor dem Einsatz mit echten Schülerdaten ergänzt. Schüler:innen und Erziehungsberechtigte erhalten keinen eigenen App-Zugang.

Aufbewahrung und Löschung

Die Löschung erfolgt nicht automatisch. Vor einer späteren Reduktion oder Löschung prüft die Schule, ob Rechtsbehelfe oder andere Aufbewahrungsgründe entgegenstehen.

Laufende Rechtsbehelfe oder andere rechtliche Aufbewahrungsgründe können eine Löschung für die betroffenen Daten aussetzen. Die Verarbeitung wird dann auf den erforderlichen Zweck beschränkt.

Automatisierte Entscheidungen

Die Anwendung unterstützt schulische Berechnungen nach den vorgegebenen Regeln. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung werden nicht ausschließlich automatisiert getroffen, sondern von den zuständigen Lehrkräften beziehungsweise schulischen Stellen geprüft.

Erforderlichkeit der Angaben

Die für den jeweiligen schulischen Vorgang erforderlichen Angaben müssen bereitgestellt werden. Ohne diese Angaben können die zugehörige Dokumentation, Berechnung oder Dokumenterstellung gegebenenfalls nicht vollständig durchgeführt werden.

Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im gesetzlichen Umfang Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch. Beschwerden können an den behördlichen Datenschutzbeauftragten oder an den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg gerichtet werden (Internetseite der Aufsichtsbehörde).

OneNote Notizbuch

Das OneNote-Notizbuch AV wird über MS Teams oder direkt in OneNote geöffnet. Es enthält allgemeine Informationen für Lehrkräfte und geschützte Bereiche für die Lerngruppen. Die Klassenleitung legt die digitalen Schülerakten an und gibt den zuständigen Lehrkräften den vorgesehenen Zugang.

• Hinweise zur Klasse
• Bereich für den Austausch unter den Lehrkräften für allgemeine Infos zu den Klassen.

• Stand Lernfeldprojekte
• Bereich für die regelmäßige Rückmeldung der technischen Lehrkräfte über den aktuellen Stand der absolvierten Lernfeldprojekte und Zertifikate.

• Teamsitzung AV
• Bereich für die Tagesordnung und das Protokoll der wöchentlichen Teamsitzung. Gewünschte Tagesordnungspunkte und Gesprächsthemen sind von den Lehrkräften vor Beginn der Sitzung in den Abschnitt zum entsprechenden Termin einzutragen.

• Konferenzen
• Bereich für die Tagesordnung und das Protokoll von Klassenkonferenzen.

• Vorlage digitale Schülerakte
• Vorlage für alle Lernenden für die Klassenleitung.

Zu Beginn des Schuljahres werden Auffrischungskurse im AV-Bereich zur Verwendung von MS-Teams und OneNote stattfinden, um die Kenntnisse der vergangenen Fortbildungen zu diesen Themen auf den letzten Stand zu bringen.

Die Abschnitte und Seiten des OneNote Notizbuches sind nicht schreibgeschützt, daher bitten wir alle Lehrkräfte um einen sorgsamen Umgang mit den Inhalten. Falls ein Inhalt versehentlich verschoben oder gelöscht worden sein sollte, ist dies der Klassenleitung unverzüglich mitzuteilen, sodass der Inhalt wiederhergestellt werden kann.

Digitale Schülerakte

Die digitalen Schülerakten aller Lernenden im AV sind im Notizbuch AV unter der entsprechenden Klasse zu finden.

Die Klassenleitung legt die Akten der Lernenden zu Beginn des Schuljahres an und schützt diese mit einem Passwort. Alle in der Klasse unterrichtenden Lehrkräfte sind für die Pflege der Akten verantwortlich.

Um eine digitale Schülerakte zu öffnen, wird der entsprechende geschützte Abschnitt ausgewählt. Nach der Passworteingabe erscheinen die zugehörigen Seiten und Unterseiten.

Pädagogisches Klassenbuch

Der Abschnitt Pädagogisches Klassenbuch bezieht sich auf Beobachtungen bezüglich des Lernstandes, Sozialverhaltens und andere, den Lernenden betreffende Aspekte.

Beobachtungen und Auffälligkeiten in den Einführungswochen werden auf der entsprechenden Seite notiert, sodass alle Lehrkräfte informiert sind (siehe Beispiel).

Ebenso werden die Ergebnisse der Kompetenzanalysen von den Fachlehrkräften auf der entsprechenden Seite festgehalten.

In diesem Abschnitt findet sich auch die Seite Handlungskompetenzmatrix, auf der die Excel-Datei für die Erfassung der Handlungskompetenzen hinterlegt wird. Diese ist von allen unterrichtenden Lehrkräften regelmäßig zu pflegen und dient als Grundlage für die Endnote in Handlungskompetenz und für das Beiblatt über die erlangen Kompetenzen zum Zeugnis.

Kommunikation

In diesem Abschnitt wird jegliche den Lernenden betreffende Kommunikation mit den Lernenden selbst, den Erziehungsberechtigten oder Personensorgeberechtigten hinterlegt.

Dazu gehören beispielsweise E-Mails, Nachrichten auf Teams oder WebUntis, Chatverläufe oder sonstige Informationen, die diese der Lehrkraft freigeben.

Auf der ersten Seite werden alle vom Lernenden eingereichten Entschuldigungen und Atteste gesammelt. Hierzu werden diese abfotografiert und auf der Seite eingefügt. Die neusten Entschuldigungen und Atteste werden immer am Anfang der Seite eingefügt, sodass diese schnell zu finden sind.

Auf der Seite Kommunikation mit Schüler:in werden alle E-Mails, Nachrichten auf Teams oder WebUntis, Chatverläufe und ähnliche Kommunikation gesammelt, die den Lernenden betrifft. Hierzu gehören zum Beispiel auch Abwesenheitsankündigungen und Krankmeldungen.

Auf der Seite Kommunikation mit Erziehungsberechtigten werden die E-Mails der Erziehungsberechtigten, Briefe an die Erziehungsberechtigten und ähnliches gesammelt. Hierzu gehören zum Beispiel auch Krankmeldungen und Infos über pädagogische Maßnahmen.

Dokumentation der Lernberatungsgespräche

In diesem Abschnitt werden die Lernberatungsgespräche dokumentiert. Die Gespräche finden mit allen Lernenden wöchentlich statt und werden für einen Zeitraum über vier Schulwochen gesammelt protokolliert. Jede Seite enthält Vorlagen für das Gesprächsprotokoll für jedes einzelne Lerngespräch, die von den Lernberater:innen während des Gesprächs digital ausgefüllt werden müssen.

Eintragungen in diesem Abschnitt sind nur von den Lernberater:innen vorzunehmen. Die Protokolle werden bei der Vereinbarung wichtiger Ziele von den Lernenden digital auf dem Dienst Tablet der Lehrkraft unterschrieben.

Dokumentation der Zielvereinbarungsgespräche

In diesem Abschnitt werden die Protokolle der insgesamt drei verbindlichen Zielvereinbarungsgespräche abgelegt.

Die Protokolle werden handschriftlich erstellt und von den Erziehungsberechtigten, Lernberater:in und Schüler:in händisch unterschrieben. Anschließend werden diese abfotografiert oder eingescannt und auf der jeweiligen Seite eingefügt.

Eintragungen in diesem Abschnitt sind nur von den Lernberater:innen vorzunehmen.

Alle Praktikumsunterlagen werden analog in der Praktikumsmappe der Lernenden geführt und verwaltet, da eine digitale Verwaltung unter gegebenen Umständen nicht möglich sein wird.

Einsatz von Tablets

Aufgrund der digitalen Strukturen von Kommunikationswegen, Dateiablagen, der digitalen Schülermappe und digitalen Unterschriften ist der Einsatz der Dienst-Tablets für die Kolleg:innen im Fachbereich AV verbindlich. Da die Lernenden ebenfalls mit Leih-Tablets der Schule arbeiten und mit der App Classroom kontrolliert werden sollen, ist eine gemeinsame Vorgehensweise mit Hilfe der von der Schule zur Verfügung gestellten iPads unerlässlich.

Bei Bedarf werden Lehrkräfte zum Umgang mit Tablets, MS Teams, OneNote und weiteren eingesetzten Anwendungen durch die schulischen Medienberater:innen unterstützt.

Nutzungsrichtlinien für Lernende

• Die Tablets befinden sich in Tablet Wägen in einem dafür vorgesehenen Bereich und können zu jeder Unterrichtsstunde und in der offenen Lernzeit flexibel eingesetzt werden.

• Die Tablets werden nur nach direkter Aufforderung durch die unterrichtende Lehrkraft oder in der Offenen Lernzeit aus den Tablet Wägen geholt.

• Den Lernenden ist ein nummeriertes Tablet zugewiesen.

• Lehrkräfte sollen auf den sorgsamen Umgang der Lernenden mit den Tablets achten.

• Die Tablets sind Eigentum der Schule und ausschließlich für schulische Aktivitäten und Aufgaben zu verwenden.

• Die Regeln der Nutzungsordnung der GS Lahr müssen eingehalten werden, das beinhaltet beispielsweise verbotene oder unangemessene Websites.

• Um sich zu vergewissern, dass die Tablets nicht zur Ablenkung vom Unterricht durch Spiele, soziale Medien, etc. eingesetzt werden, ist die App Classroom einzusetzen.

• Am Ende des Einsatzes müssen die Tablets und die Stifte in den dafür vorgesehenen Fächern in den Tablet Wägen untergebracht und mit den Ladekabeln verbunden werden.

• Lernende sind für Schäden an den Tablets verantwortlich und müssen auf die Möglichkeit einer Haftpflichtversicherung hingewiesen werden.

• Das schulische WLAN ist inhaltsgesteuert, der Zugriff auf bestimmte Webseiten wie soziale Medien etc. ist gesperrt.

Aktuelle Kontaktdaten zum Datenschutz stehen auf der Datenschutzseite der AV-App. Die beschriebenen Rollen und Zugriffsrechte gelten erst nach Einführung der Anmeldung für den Echtbetrieb.